Todo proyecto tiene tres variables principales, el alcance, el plazo y el costo (a esto se lo llama la triple limitación). Pero conocer el estado de estas variables en un punto de tiempo determinado no nos brindará mucha información, a menos que podamos compararla contra el plan y que podamos tener una estimación de cómo concluirá el proyecto. Otras variables que pueden resultar claves son calidad, satisfacción del cliente y riesgos.
Entonces, para poder hacer un seguimiento a alto nivel de uno o varios proyectos se requieren dos instancias:
a) Definiciones que deben estar claras y documentadas al inicio del proyecto:
- Alcance del proyecto, que podrá
constar en un listado de los ítems principales (los PMs los llaman
entregables)
- Un costeo detallado del
proyecto, con un resumen por grandes tracks.
- Time plan a alto nivel. Aquí la
clave está en requerir que se incluyan los hitos mayores del proyecto, por
ejemplo los puntos de facturación o las puestas en marcha.
- Listado de los principales
riesgos del proyecto, esto ayuda a “destapar” zonas grises y puntos
débiles del proyecto y darles buen curso desde en inicio.
- Fijar la frecuencia y forma en
que se informará el avance. Pudiendo ser este un informe tipo
presentación, una planilla resumen con varios proyectos, una aplicación
WEB o una reunión periódica de avance. Cada quien decidirá que le es mas
útil.
Planifique y lleve un seguimiento de
sus proyectos, incluido el seguimiento visual del progreso con las barras de
datos de Excel. Copie y pegue el proyecto en otra pestaña para realizar el
seguimiento de un proyecto nuevo.
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